PAPERLESS ADMINSTRATION

Desember 10, 2009 at 7:13 am (Uncategorized)

  1. definisi paperless administration

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.

Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi

Sedangkan pengertian Paperless office berarti mempermudah dan mempercepat perputaran informasi. Hal itu dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan informasi menjadi sebuah pengetahuan yang mengurangi overhead yang terjadi untuk pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan.

(http://www.geocities.com/bukukmhdi/bpo11.html)

(http://www.ebdesk.com/library/marketing/ebdesk-cp-indo.pdf Kamis 27 November 2008.

2. kegunaan paperless

Paperless diperlukan karena di lingkungan kerja sudah dilakukan penghematan penggunaan kertas sehingga sampah kertas dapat diminimalisir. Hal-hal yang telah dilakukan dalam upaya penghematan tersebut adalah penggunaan kertas bolak balik untuk mencetak teks, ukuran kertas disesuaikan dengan keperluannya, serta mengumpulkan sampah kertas di tempat tersendiri agar dapat dipakai untuk hal kecil yang lain (bungkusan, coretan pesan atau hitungan) dan untuk didaur ulang. Selain itu juga penghematan dilakukan dengan penggunaan teknologi komputer, dimana dokumen-dokumen dapat dibuat dan disimpan dalam bentuk file. Ditambah adanya internet, mempermudah mencari informasi dan mentransfernya tanpa harus mencetak file. Tambahan aplikasi juga dilakukan untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan di kantor. Dengan demikian semua pekerjaan di kantor tidak lagi memerlukan kertas yang banyak baik itu untuk surat, memo, schedule kerja, ataupun catatan kecil. Kendala-kendala yang umum terjadi dalam melakukan penghematan penggunaan kertas adalah masih ada segelintir staff yang tidak disiplin (kurang peduli), kurangnya skill dalam menggunakan teknologi, serta penggunaan teknologi untuk hal-hal diluar urusan pekerjaan sehingga menjadi kurang produktif .

Selain itu, paperless diperlukan karena paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar.  Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.  Walaupun begitu bukan berarti tidak mempunyai dampak negatif, bila semua dosen menyuruh mahasiswanya mengumpulkan tugas kuliah dalam format digital, maka praktek copy paste akan semakin merajalela.

www.wikipedia.com, http://timpakul.hijaubiru.org/kertas-4.html,

www.beritanet.com

3. cara menerapkan peperless administration dalam kegiatan perkantoran

Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office. Cara menerapkan paperless administration dalam kegiatan perkantoran antara lain :

  • Informasi di Intranet

Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser.

Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware

  • Bye-bye Fax

Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat.

Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.

  • Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)

Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.

  • TIFF/PDF-kan Dokumen anda

Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF.

Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: